Одной из основных задач управления запасов является - правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
Главной проблемой для бухгалтерии и склада является последствия ненадлежащего оформления документов, а как известно если документы на совершенствование хозяйственной операции не оформлены или оформлены ненадлежащим образом, при возникновении спорных ситуаций перед предприятием может встать проблема доказывания факта совершения хозяйственной операции. В зависимости от ошибки в документе страдает какой-либо отдел, если документ оформлен не по правилам, то бухгалтерия не может принять этот документ к учету, если же в документе указано не верное количество товара, то страдает и склад и бухгалтерия. Так же водитель в спешке забывает подписать товарные накладные, что тоже чревато последствиями, так как для получения данного документа понадобиться и время и деньги. Поэтому я считаю целесообразным ввести в управление обмен электронными версиями документов, а также составление график документооборота.
При составлении графика нужно исходить из того, с какой целью составляется график документооборота. Очевидно, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки. График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение «первички», как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.
График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются «подведомственные» сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.
За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без «штрафного» распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение
Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).
В то же время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления на предприятиях торговли должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе их учетной политики для целей бухгалтерского учета.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Перейти на страницу: 1 2 3
Читайте также:
Разработка стандарта Управление затратами на качество для предприятия ОАО Радий В условиях рыночной экономики основной целью деятельности предприятия является достижение максимального экономического результата - прибыли. Все другие виды результатов деятельности направлены на достижение максимальной прибыли, которая, в свою очередь, является основой и источником средств дальнейшего роста этих результатов. Сказанное определяет важность оценки и управления затра ...