Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.
Положением о документах и документообороте в качестве рекомендации приведена форма графика документооборота.
Однако в зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятия торговли и общепита имеют право утверждать свои правила внутреннего движения первичных документов.
В качестве примера упрощенной схемы (графика) документооборота организации можно привести такой (таблица 3.1.).
Представленный образец документооборота отражает места создания документов и сроки их передачи в бухгалтерию. При этом в нем отсутствует схема движения документов как в целом по организации, так и внутри самой бухгалтерии. Поэтому такого рода порядок необходим только в целях контроля за своевременным оформлением и сдачей документов.
Таблица 3.1. График документооборота ООО «ПФ-МЗК»
| Наименование документа | Создание документа | Проверка и обработка документа | ||
| Ответственный за проверку и исполнение | Срок исполнения (представления) | Ответственный за проверку | Ответственный за исполнение | |
| 1. Товарная накладная | Менеджер по продажам Сергеева Л.И. | Не позднее, чем на следующий день после отгрузки | Бухгалтер Юрьева А.Ю. | Бухгалтер Юрьева А.Ю. |
| 2. Карточка учета материалов | Бухгалтер Юрьева А.Ю. | Не позднее, чем на следующий день, после поступления товара на склад | Бухгалтер Юрьева А.Ю. | Бухгалтер Юрьева А.Ю. |
| 3. Акт о приемке товара | Бухгалтер Петрова О.Н. | Не позднее, чем на следующий день, после поступления товара на склад | Бухгалтер Юрьева А.Ю. | Бухгалтер Юрьева А.Ю. |
| 4. Отчет по продажам | Отдел менеджеров | В конце каждой рабочей недели | Бухгалтер Юрьева А.Ю. | Начальник коммерческого отдела Савкин С.В. |
| 5. График отгрузок | Отдел менеджеров | В конце каждой рабочей недели | Директор Дадугин В.Б. | Начальник коммерческого отдела Савкин С.В. |
Также не соблюдается порядок хранения документов, то есть при всякой спорной ситуации, или любом другом вопросе, когда необходимо предъявить и рассмотреть документ, документ найти проблематично. Поэтому предлагаю вести хронологический порядок документации и создать архив.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Закона о бухгалтерском учете.
Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Перейти на страницу: 1 2 3
Читайте также:
Оценка управления оборотными активами фирмы Связной Логистика Политика управления оборотными активами фирмы является одним их ключевых факторов успешной деятельности, в связи с чем, проблема рационального управления оборотными средствами стоит на повестке дня большинства предприятий. Актуальность исследования вопроса управления оборотными активами обусловлена не только экономической нестабильностью, но и постоянным преобразованием техноло ...